De projectleider als postduif.
"een
metafoor"
Volledige versie
dd: 03‑03‑92 (in PMI-nieuws iets ingekort door de redactie)
Inleiding
U kent misschien
het gezegde "Natura artis magistra". Dit betekent "De natuur is
de leermeester van de kunst". Omdat bedrijfskunde toch nog meer kunst dan
wetenschap is, kan het bij bestudering van bedrijfskundige problemen zinvol zijn
een vergelijking met de natuur te trekken. Over het bezwaar dat een vergelijking
altijd enigszins mank gaat, stappen we heen. We vergelijken hier een
projectleider met een postduif. Het deelnemen aan een wedstrijdvlucht door de
duif stellen we gelijk met het uitvoeren van een project door een
projectleider.
Een duivenmelker
confronteert zijn topduiven keer op keer met een probleem. Vanaf een open plek
in een onbekend bos moeten ze in zo kort mogelijke tijd heelhuids het warme hok
zien te bereiken. Daar wachten dan voer en zijn duivin als beloning.
De voorbereiding in de natuur.
Jonge topduiven
hebben niet alleen een goede afstamming maar ook een goede melker nodig om tot
grootse prestaties te komen. Zo'n melker zorgt voor voeding verzorging en
huisvesting. Daarbij richt hij ze af. Daartoe vliegen ze eerst met de hokgenoten
mee op steeds grotere trainingsrondjes om het hok. Na verloop van tijd zijn ze
toe aan een eerste korte vlucht. Ze maken voor het eerst het inkorven mee, het
transport in de korf naar de losplaats en de lossing met vele lotgenoten. Als
dat goed gaat maakt hij steeds langere vluchten tot hij zover komt dat hij aan
de jaarlijkse topvluchten kan meedoen.
De voorbereiding in een bedrijf.
Het mag duidelijk
zijn dat voor projectleiderschap een goede opleiding een voorwaarde is. Ervaring
met (projectmatig) werken in een organisatie is eveneens nodig; zowel voor de a.s.
projectleider als voor de organisatie. Laten we aannemen dat projectmatig werken
in de organisatie niet onbekend is en ons concentreren op de projectleider.
De ervaring bouwt
een projectleider op door als lid van projectgroepen te beginnen. Het management
moet zo'n groeiproces begeleiden. Door het volgen van enige cursussen kan hij
zijn kennis verdiepen en in het diepe gegooid worden als leider van een eerste
project van nog bescheiden omvang.
Het echte werk in de natuur.
De start van een
vlucht komt chaotisch over. Elke duif blijkt min of meer spiraalvormig op te
stijgen. In die spiraalvlucht zoeken ze de richting naar hun eigen hok. Daarna
sturen ze in de eerste twintig kilometer die richting nog bij. Vervolgens gaan
ze recht op hun doel af. Hoe duiven zich oriënteren is nog niet volledig
opgehelderd. Er zijn diverse theorieën: een zonnekompas, een inwendige klok,
luchtdrukverschillen, infrasonoor geluid, reuk en aardmagnetisme. Voor dit
laatste pleit het gegeven dat een startplaats waar sterke verstoringen in het
magneetveld aanwezig zijn, een vertrek in verkeerde richtingen veroorzaakt. Na
verloop van tijd zijn ze dan wel tot koerscorrecties in staat. De benodigde
reistijd hangt behalve van de afstand en de kwaliteiten van de duif ook af van
de grootte van het groepje dat zich heeft geformeerd. Tot vier duiven vliegen
even snel als een solist. En bij grote groepen zullen er onderweg afvallers
zijn. Maar een groep van vijf tot acht duiven blijkt de kortste reistijd te
realiseren.
Het echte werk in een bedrijf.
In de eerste fase
van een project moet het op te lossen probleem van voldoende afstand onderzocht
worden alvorens een oplossingsrichting gekozen kan worden. Een te grote neiging
"om wat te gaan doen" leidt niet zelden tot bijstellingen halverwege.
Dat heeft een verlies aan (doorloop)tijd tot gevolg. Een aantal iteraties is bij
de analyse noodzakelijk. Ten onrechte suggereren veel toegepaste stroomschema's
een lineair verloop van begin tot eind.
Wat voor een goede
analyse en de verdere uitvoering ook nodig blijkt is een team van voldoende
omvang. Daarin moet een zinvolle verscheidenheid van disciplines en karakters
aanwezig zijn. Te grote teams krijgen last van het "zoveel hoofden, zoveel
zinnen"‑effect en zijn daardoor minder effectief. Dat geldt overigens
niet alleen voor projectteams maar ook voor managementteams of kabinetten. Te
lang blijven analyseren dient het team ook te vermijden. Als men te ver
uitstijgt boven de oorspronkelijke probleemstelling kan die uit het zicht
raken.
Startvoorwaarden en problemen
onderweg in
de natuur.
Niet altijd zijn
de omstandigheden gunstig. In de winter bijvoorbeeld kunnen er geen
wedstrijdvluchten plaatsvinden. Dat is dan wel een mooie periode om krachten te
verzamelen voor een nieuw wedstrijdseizoen. Bij slecht weer laat een verstandige
melker zijn duiven bij voorkeur ook niet trainen. Heeft de duif last van
rui‑ of geslachtshormonen of van een ziekte dan is deelname aan vluchten
uitgesloten.
Simpeler te
vermijden problemen zijn zaken als bomen en hoogspanningsleidingen in de buurt
van de losplaats. Dan kieze men een andere losplaats.
Het weer op de
losplaats kan uitstel of zelfs afstel van de start veroorzaken. Mist bij de
start stelt het orientatievermogen van de beste duiven zwaar op de proef.
Opmerkelijk genoeg levert mist rond het hok weinig problemen.
Duiven die te snel
een richting kiezen, moeten die later bijstellen en zijn daardoor langer
onderweg. Het komt ook voor dat een duif zich aansluit bij een doelbewust
groepje dat echter een ander hok als thuisbasis heeft.
Wanneer een vlucht
erg lang is, moeten de duiven onderweg fourageren. Soms komen ze zelfs van
uitputting om. Dat het goed gaat met de havikken is voor duiven niet plezierig.
Met hun klauwen en snavel hebben ze al menige duif uit de (v)lucht gehaald.
Zwakkere duiven uit een groepje lukt het niet altijd om bij te blijven. De
afhakers komen niet of veel later in het hok terug.
In uitzonderlijke
gevallen kan het zijn dat bij aankomst het hok is afgebrand.
De bovenstaande
wetenswaardigheden zijn grotendeels ontleend aan "Het grote
postduivenboek" (uitgeverij Helmond 1981).
Startvoorwaarden en problemen
onderweg in
een bedrijf.
Bij de start van
een project zijn er zaken waar men op moet letten. Bij een grote werkdruk als
gevolg van veel orders, kan men onvoldoende tijd vrijmaken voor het project. Als
de beoogde projectleider naast het project veel dagelijkse beslommeringen van
een baan erbij houdt, dan kan men in de regel beter niet starten of een ander
aanstellen.
Het aan het eind
van de analyse kiezen van een oplossingsrichting die haalbaar is in het, soms
politieke, krachtenveld van de organisatie is een belangrijk talent van een
projectleider. Het is een door ervaring gevormde intuitie.
Naast een brede
samenstelling van het projectteam is ook continuiteit daarin wenselijk.
Afvallers veroorzaken spanningen wat zich uit in vertraging. Het inwerken van
vervangers levert hetzelfde effect op. Hoe korter de doorlooptijd van een
project is , des te eenvoudiger is het om samen de eindstreep te halen.
De duur van een
zwangerschap van de mens, 9 maanden, of in uitzonderlijke gevallen van een
olifant, 18 maanden, is als vuistregel genoemd. Dreigt de doorlooptijd langer te
worden dan is het opknippen in deelprojecten sterk aan te bevelen. Niet alleen
de lijnorganisatie kan een kaper van teamleden zijn, maar ook headhunters
plukken succesvolle projectleiders er graag uit.
Iets anders wat
met projectgroepen wel eens gebeurt, is dat ze zo losraken van de
lijnorganisatie, die uiteindelijk als de klant met de oplossing moet kunnen
leven, dat ze het oorspronkelijke projectdoel uit het oog verliezen. Ze bieden
dan bijvoorbeeld een al te futuristische oplossing aan. Of ze hebben niet in de
gaten dat de organisatie inmiddels zo is veranderd, dat de oorspronkelijke
uitgangspunten hun geldigheid hebben verloren en de daarop gebaseerde oplossing
niet langer relevant is; "het hok is afgebrand". Ook het al te
klakkeloos overnemen van oplossingen die door concrrenten/collega's zijn
ingevoerd leidt zelden tot succes.
Slotopmerkingen
Wat voor een
postduif wat moeilijk is maar voor een projectleider wel mogelijk, is het naar
de opdrachtgever teruggaan met de mededeling dat bij de gegeven uitgangspunten
en randvoorwaarden het probleem niet adequaat kan worden opgelost.
Als besluit van dit overzicht in vogelvlucht van projectproblemen volgt nog een waarschuwing aan het adres van a.s. projectleiders. Men tracht regelmatig werk aantrekkelijker voor te stellen door er het etiket "Project" op te plakken. Juich dus niet te vroeg als uw baas u komt vertellen dat u vanaf volgende maand project "RK" zal leiden; het kan gewoon om een "RotKlusje" gaan.......