Terug     

De projectleider als postduif.

"een metafoor"

Volledige versie dd: 03‑03‑92 (in PMI-nieuws iets ingekort door de redactie) 

Inleiding

U kent misschien het gezegde "Natura artis magistra". Dit betekent "De natuur is de leermeester van de kunst". Omdat bedrijfskunde toch nog meer kunst dan wetenschap is, kan het bij bestudering van bedrijfskundige problemen zinvol zijn een vergelijking met de natuur te trekken. Over het bezwaar dat een vergelijking altijd enigszins mank gaat, stappen we heen. We vergelijken hier een projectleider met een postduif. Het deelnemen aan een wedstrijdvlucht door de duif stellen we gelijk met het uitvoeren van een project door een projectleider. 

Een duivenmelker confronteert zijn topduiven keer op keer met een probleem. Vanaf een open plek in een onbekend bos moeten ze in zo kort mogelijke tijd heelhuids het warme hok zien te bereiken. Daar wachten dan voer en zijn duivin als beloning. 

De voorbereiding in de natuur.

Jonge topduiven hebben niet alleen een goede afstamming maar ook een goede melker nodig om tot grootse prestaties te komen. Zo'n melker zorgt voor voeding verzorging en huisvesting. Daarbij richt hij ze af. Daartoe vliegen ze eerst met de hokgenoten mee op steeds grotere trainingsrondjes om het hok. Na verloop van tijd zijn ze toe aan een eerste korte vlucht. Ze maken voor het eerst het inkorven mee, het transport in de korf naar de losplaats en de lossing met vele lotgenoten. Als dat goed gaat maakt hij steeds langere vluchten tot hij zover komt dat hij aan de jaarlijkse topvluchten kan meedoen. 

De voorbereiding in een bedrijf.

Het mag duidelijk zijn dat voor projectleiderschap een goede opleiding een voorwaarde is. Ervaring met (projectmatig) werken in een organisatie is eveneens nodig; zowel voor de a.s. projectleider als voor de organisatie. Laten we aannemen dat projectmatig werken in de organisatie niet onbekend is en ons concentreren op de projectleider.

De ervaring bouwt een projectleider op door als lid van projectgroepen te beginnen. Het management moet zo'n groeiproces begeleiden. Door het volgen van enige cursussen kan hij zijn kennis verdiepen en in het diepe gegooid worden als leider van een eerste project van nog bescheiden omvang. 

Het echte werk in de natuur.

De start van een vlucht komt chaotisch over. Elke duif blijkt min of meer spiraalvormig op te stijgen. In die spiraalvlucht zoeken ze de richting naar hun eigen hok. Daarna sturen ze in de eerste twintig kilometer die richting nog bij. Vervolgens gaan ze recht op hun doel af. Hoe duiven zich oriŽnteren is nog niet volledig opgehelderd. Er zijn diverse theorieŽn: een zonnekompas, een inwendige klok, luchtdrukverschillen, infrasonoor geluid, reuk en aardmagnetisme. Voor dit laatste pleit het gegeven dat een startplaats waar sterke verstoringen in het magneetveld aanwezig zijn, een vertrek in verkeerde richtingen veroorzaakt. Na verloop van tijd zijn ze dan wel tot koerscorrecties in staat. De benodigde reistijd hangt behalve van de afstand en de kwaliteiten van de duif ook af van de grootte van het groepje dat zich heeft geformeerd. Tot vier duiven vliegen even snel als een solist. En bij grote groepen zullen er onderweg afvallers zijn. Maar een groep van vijf tot acht duiven blijkt de kortste reistijd te realiseren. 

Het echte werk in een bedrijf.

In de eerste fase van een project moet het op te lossen probleem van voldoende afstand onderzocht worden alvorens een oplossingsrichting gekozen kan worden. Een te grote neiging "om wat te gaan doen" leidt niet zelden tot bijstellingen halverwege. Dat heeft een verlies aan (doorloop)tijd tot gevolg. Een aantal iteraties is bij de analyse noodzakelijk. Ten onrechte suggereren veel toegepaste stroomschema's een lineair verloop van begin tot eind.

Wat voor een goede analyse en de verdere uitvoering ook nodig blijkt is een team van voldoende omvang. Daarin moet een zinvolle verscheidenheid van disciplines en karakters aanwezig zijn. Te grote teams krijgen last van het "zoveel hoofden, zoveel zinnen"‑effect en zijn daardoor minder effectief. Dat geldt overigens niet alleen voor projectteams maar ook voor managementteams of kabinetten. Te lang blijven analyseren dient het team ook te vermijden. Als men te ver uitstijgt boven de oorspronkelijke probleemstelling kan die uit het zicht raken. 

Startvoorwaarden en problemen onderweg in de natuur.

Niet altijd zijn de omstandigheden gunstig. In de winter bijvoorbeeld kunnen er geen wedstrijdvluchten plaatsvinden. Dat is dan wel een mooie periode om krachten te verzamelen voor een nieuw wedstrijdseizoen. Bij slecht weer laat een verstandige melker zijn duiven bij voorkeur ook niet trainen. Heeft de duif last van rui‑ of geslachtshormonen of van een ziekte dan is deelname aan vluchten uitgesloten.

Simpeler te vermijden problemen zijn zaken als bomen en hoogspanningsleidingen in de buurt van de losplaats. Dan kieze men een andere losplaats.

Het weer op de losplaats kan uitstel of zelfs afstel van de start veroorzaken. Mist bij de start stelt het orientatievermogen van de beste duiven zwaar op de proef. Opmerkelijk genoeg levert mist rond het hok weinig problemen.

Duiven die te snel een richting kiezen, moeten die later bijstellen en zijn daardoor langer onderweg. Het komt ook voor dat een duif zich aansluit bij een doelbewust groepje dat echter een ander hok als thuisbasis heeft.

Wanneer een vlucht erg lang is, moeten de duiven onderweg fourageren. Soms komen ze zelfs van uitputting om. Dat het goed gaat met de havikken is voor duiven niet plezierig. Met hun klauwen en snavel hebben ze al menige duif uit de (v)lucht gehaald. Zwakkere duiven uit een groepje lukt het niet altijd om bij te blijven. De afhakers komen niet of veel later in het hok terug.

In uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat bij aankomst het hok is afgebrand.

De bovenstaande wetenswaardigheden zijn grotendeels ontleend aan "Het grote postduivenboek" (uitgeverij Helmond 1981). 

Startvoorwaarden en problemen onderweg in een bedrijf.

Bij de start van een project zijn er zaken waar men op moet letten. Bij een grote werkdruk als gevolg van veel orders, kan men onvoldoende tijd vrijmaken voor het project. Als de beoogde projectleider naast het project veel dagelijkse beslommeringen van een baan erbij houdt, dan kan men in de regel beter niet starten of een ander aanstellen.

Het aan het eind van de analyse kiezen van een oplossingsrichting die haalbaar is in het, soms politieke, krachtenveld van de organisatie is een belangrijk talent van een projectleider. Het is een door ervaring gevormde intuitie.

Naast een brede samenstelling van het projectteam is ook continuiteit daarin wenselijk. Afvallers veroorzaken spanningen wat zich uit in vertraging. Het inwerken van vervangers levert hetzelfde effect op. Hoe korter de doorlooptijd van een project is , des te eenvoudiger is het om samen de eindstreep te halen. 

De duur van een zwangerschap van de mens, 9 maanden, of in uitzonderlijke gevallen van een olifant, 18 maanden, is als vuistregel genoemd. Dreigt de doorlooptijd langer te worden dan is het opknippen in deelprojecten sterk aan te bevelen. Niet alleen de lijnorganisatie kan een kaper van teamleden zijn, maar ook headhunters plukken succesvolle projectleiders er graag uit. 

Iets anders wat met projectgroepen wel eens gebeurt, is dat ze zo losraken van de lijnorganisatie, die uiteindelijk als de klant met de oplossing moet kunnen leven, dat ze het oorspronkelijke projectdoel uit het oog verliezen. Ze bieden dan bijvoorbeeld een al te futuristische oplossing aan. Of ze hebben niet in de gaten dat de organisatie inmiddels zo is veranderd, dat de oorspronkelijke uitgangspunten hun geldigheid hebben verloren en de daarop gebaseerde oplossing niet langer relevant is; "het hok is afgebrand". Ook het al te klakkeloos overnemen van oplossingen die door concrrenten/collega's zijn ingevoerd leidt zelden tot succes. 

Slotopmerkingen

Wat voor een postduif wat moeilijk is maar voor een projectleider wel mogelijk, is het naar de opdrachtgever teruggaan met de mededeling dat bij de gegeven uitgangspunten en randvoorwaarden het probleem niet adequaat kan worden opgelost. 

Als besluit van dit overzicht in vogelvlucht van projectproblemen volgt nog een waarschuwing aan het adres van a.s. projectleiders. Men tracht regelmatig werk aantrekkelijker voor te stellen door er het etiket "Project" op te plakken. Juich dus niet te vroeg als uw baas u komt vertellen dat u vanaf volgende maand project "RK" zal leiden; het kan gewoon om een "RotKlusje" gaan.......

Terug